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Bits & bytes ou alinhamento estratégico de SI

Angola Telecom reforça uma das bases do seu futuro
O desempenho das empresas e das instituições depende cada vez mais dos seus sistemas de informação. Por isso, um dos fatores determinantes do sucesso das organizações é o correto planeamento e gestão dos seus sistemas de informação (SI) e tecnológicos.

Postura Bits & Bytes

A prática de pensar estrategicamente os sistemas de informação ainda não está totalmente enraizada nas organizações.

Muitas empresas e entidades públicas ainda adotam uma postura de “bits & bytes”, isto é, ainda tratam os sistemas de informação como algo que deve ser entregue apenas a especialistas tecnológicos.

Embora não seja requerido ou possível que os decisores de topo sejam especialistas em tecnologias de informação, assim como em outras especialidades, é necessário que saibam alinhar as opções de investimento em tecnologias de informação com a estratégia da organização. Aliás, como acontece com todas as áreas funcionais de uma organização: financeira, recursos humanos, marketing, produção, etc. Nada deve ser feito de forma desarticulada, muito menos as tecnologias de informação onde as opções erradas são mais difíceis de reverter e corrigir.

No âmbito desta postura, a evolução dos sistemas de informação que suportam as organizações decorre, geralmente, de uma série de ações isoladas, que apenas resolvem problemas específicos.

Estas ações são implementadas, frequentemente, sem um plano estruturado, o que apenas contribui para o aumento da complexidade, dos custos e da inflexibilidade dos sistemas de informação. De igual modo, também contribuem para o desalinhamento e divergência do desenvolvimento e implementação dos sistemas de informação relativamente à estratégia de negócio.

O denominador comum a estas empresas é a falta de uma arquitetura de SI que estruture e planifique a estratégia de sistemas de informação através de ações coerentes e concertadas com a estratégia empresarial, de modo a proporcionar um crescimento sustentado e a traduzir-se em mais-valias e alavancas de crescimento do negócio.

Postura deslumbramento

Uma postura oposta, mas igualmente perigosa para as organizações, é a postura marcada pelo deslumbramento tecnológico. Neste âmbito, as organizações têm tendência para comprar e implementar as soluções mais avançadas tecnologicamente, em vez das mais adequadas para as suas organizações. Na maioria dos casos:

  • Compram funcionalidades de que não precisam;
  • Adotam funcionalidades sem terem em devida conta os transtornos e os custos organizacionais envolvidos;
  • Adotam sistemas sem terem em consideração a facilidade de utilização pelos seus colaboradores; e
  • Fazem opções orientadas pelas capacidades tecnológicas do sistema de informação, sem terem em conta a combinação custos-benefícios, a longo prazo.

Sistemas de Informação Estrategicamente Suportados
As empresas e as organizações de maior sucesso são as que alinham os seus sistemas de informação com a sua estratégia, ou seja, são as que efetuam um Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI).

10 erros comuns

 Nas Decisões e Gestão de Tecnologias de Informação (TI):

  • Alheamento, ausência de liderança e de apropriação do projeto pela gestão de topo.
  • Ausência de ligação entre as TI e as prioridades estratégicas da organização.
  • Escolha e colocação de TI sobre os processos de negócio existentes sem antes os analisar e os melhorar.
  • Não envolvimento de todos os interessados (stakeholders).
  • Deslumbramento tecnológico, comprando mais funcionalidades do que são precisas, comprometendo facilidade de utilização e encaixe organizacional.
  • Fraco nível de compreensão das opções de TI e dos fornecedores por parte dos níveis mais seniores da organização.
  • Conhecimentos insuficientes de gestão de projeto e de gestão de risco, na equipa de TI da organização.
  • Avaliação de propostas pelo custo inicial e não pelo custo total de posse ou pelo valor total do projeto (incluindo os benefícios do projeto).
  • Insuficiência de alocação de recursos e de competências.
  • Ausência de métricas de sucesso.

O planeamento estratégico de sistemas de informação foca o investimento de TI precisamente nos fatores mais competitivos das empresas e nos fatores mais importantes das entidades públicas.

Instrumento estratégico indispensável

Um PESI deve considerar-se como uma das componentes complementares ao Plano Estratégico da organização, uma vez que se apoia na estratégia de negócio neste contida e, com base nesta parte para uma definição mais detalhada do que serão as futuras necessidades de informação da organização e quais as tecnologias, dados, aplicações e recursos humanos que irão constituir um Sistema de Informação que apoie eficiente e eficazmente o desenvolvimento do negócio.

Em termos de sustentabilidade económico-financeira, um PESI é um instrumento estratégico indispensável para a racionalização e gestão eficiente de recursos. Um PESI maximiza a reutilização de infraestruturas tecnológicas existentes e otimiza o planeamento de investimentos em sistemas de informação, sendo a implementação do plano estratégico efetuada à medida das necessidades da empresa, o que garante uma evolução sustentada, com menores riscos e com maior previsibilidade em matéria de planos de contingência e de investimento associado.

Em termos gerais as tecnologias de informação devem:

  • Refletir oportunidades de mercado ou serviço público;
  • Servir objetivos de negócio ou de serviço;
  • Satisfazer clientes;
  • Suportar processos de negócio;
  • Servir as pessoas da organização; e
  • Gerar retorno sobre o investimento.

De uma certa forma pode-se dizer que “Não existem projetos de tecnologias de informação, mas sim projetos de mudança estratégica e organizacional envolvendo tecnologia de informação”.

Cinco visões complementares

Os investimentos em tecnologias de informação devem estar suportados em cinco visões complementares:

  • Visão do Negócio - (Porquê) a razão do projeto;
  • Visão Funcional - (O Quê) o que o projeto vai fazer / concretizar;
  • Visão Tecnológica - (Como) que solução vamos adotar;
  • Visão dos Recursos - (Com o quê) qual o custo e o retorno sobre os recursos; e
  • Visão de Implementação: (Exatamente como) a razão do projeto.

Angola Telecom investe no seu futuro

A Angola Telecom tem em curso a implementação de um Plano Estratégico de Sistemas de Informação alinhado com a estratégia corporativa, efetuado com o apoio da Leadership Business Consulting.

A conceptualização do PESI da empresa pública de telecomunicações angolana assentou num diagnóstico prévio e na posterior identificação das oportunidades de melhoria e definição dos objetivos estratégico do PESI, tendo em conta os objetivos estratégicos globais da empresa.

Tendo em conta o que a empresa pretende:

  • modernização tecnológica,
  • conquista de mercado,
  • capacitação organizacional, e
  • sustentabilidade económico-financeira

Gestão integrada e global

Revelou-se fundamental arquitetar um novo sistema de informação para conseguir uma gestão integrada e global, dando especial atenção à gestão financeira e de Recursos Humanos (através de um ERP) e à gestão de clientes (através de sistemas de Billing e de CRM - Customer Relationship Management), passando pela redução de custos de posse dos sistemas de informação. A definição de uma arquitetura de informação que permita uma efetiva partilha de informação entre sistemas e aplicações resulta numa melhor comunicação na organização e no efetivo envolvimento dos utilizadores na construção do sistema, o que aumenta desde logo o grau de confiança nas possibilidades oferecidas pelas aplicações. Aqui reside um aspeto importante que importa salientar. Para além dos sistemas de informação, também os processos e as pessoas são componentes essenciais que permitem aferir sobre o impacto das tecnologias de informação na qualidade do desempenho global da organização. Só todos os elementos conjugados proporcionarão uma capacidade concorrencial acrescida.

Imperativo de modernização

O resultado final do PESI da Angola Telecom não é só refletido no documento final que mapeia as áreas de investimento dos sistemas de informação, mas também no aumento de comunicação entre colaboradores e a criação na organização de um mapa estratégico comum. Adicionalmente, representa um compromisso da organização com o imperativo de modernização dos seus sistemas de informação.

Adicionalmente, o desenvolvimento do PESI da Angola Telecom foi estabelecido tendo em consideração a necessidade de evolução gradual para aplicações standard com vantagens sobre os desenvolvimentos à medida. Não menos relevante, importa referir que o PESI disponibiliza um Plano de Ação onde todas as ações de desenvolvimento dos SI se encontram detalhadas em prazos, responsáveis, objetivos e metas da sua implementação. Esta informação permite identificar desvios e graus de execução do PESI através de um modelo de monitorização.

Fatores críticos de sucesso de um PESI

  • Patrocínio e compromisso da gestão de topo face ao desenvolvimento e às diretrizes estabelecidas pelo Plano Estratégico de Sistemas de Informação (PESI);
  • Alinhamento com a estratégia corporativa quer a nível de desenvolvimento do negócio quer a nível do seu plano de investimentos;
  • Correto levantamento e análise da situação atual da organização em termos de Sistemas e Tecnologias de Informação;
  • Identificação de requisitos funcionais prioritários para a organização e avaliação pragmática dos hiatos entre a situação atual e as necessidades futuras;
  • Estabelecimento e estimativa do conjunto de investimentos necessários, sob a ótica de projetos, por forma a privilegiar implementações focadas e incrementais;
  • Capacidade efetiva de implementação dos projetos e objetivos definidos pelo PESI; e
  • Monitorização da implementação e dos impactos do PESI.

PESI como Instrumento Potenciador de um Departamento de Sistemas de Informação

  • Desenvolver uma postura mais proactiva relativamente ao desenvolvimento dos Sistemas de Informação Corporativos;
  • Estabelecer, com a antecedência necessária, a programação e planeamento dos projetos de Sistemas e Tecnologias de Informação;
  • Incrementar a capacidade de gestão dos projetos, antecipando eventuais medidas corretivas nos projetos e oportunidades de melhoria;
  • Adaptar a estrutura da Direção dos Sistemas de Informação à sua atividade de investimentos e respetivas implementações; e
  • Identificar as necessidades de recursos com a antecedência necessária de ser incorporado no seu processo de orçamentação anual.

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In Leadership Agenda N.º 3 (publicação que tem por objetivo divulgar metodologias e novas ideias nas áreas da gestão e da liderança, tendo por base o centro de competência e o conhecimento adquirido pela Leadership Business Consulting em mais de 900 projetos realizados em oito países nas áreas da estratégia, marketing e finanças, organização e gestão da mudança, operações e performance, desenvolvimento de talento, formação ou tecnologias de informação).